Gastos deducibles de autónomos en 2026: lista, requisitos y límites

1. Cuándo es deducible un gasto de autónomo

En estimación directa, el rendimiento neto parte de la diferencia entre ingresos y gastos. La Agencia Tributaria exige que el gasto esté vinculado a la actividad, correctamente imputado al ejercicio, registrado en la contabilidad o en los libros obligatorios y convenientemente justificado. Una compra útil en la vida personal no se convierte en gasto profesional solo porque se pague desde la cuenta del negocio.

La factura completa es la prueba más sólida. Debe identificar al proveedor y al destinatario, describir la operación, incluir fecha, base y el impuesto indirecto que corresponda. Conserva también contrato, pedido, justificante bancario, agenda o cualquier evidencia que explique la relación con el ingreso.

2. Lista rápida de gastos habituales

3. Trabajar desde casa: metros y suministros

Si una parte de la vivienda habitual está afectada a la actividad, los gastos de titularidad —por ejemplo, amortización, IBI o comunidad— se reparten según la superficie destinada exclusivamente al negocio y el porcentaje de titularidad. En el alquiler se aplica la proporción correspondiente a la zona afectada, siempre que la situación contractual y fiscal esté correctamente documentada.

Para agua, gas, electricidad, telefonía e Internet la fórmula legal es distinta: se aplica el 30 % a la proporción entre los metros cuadrados afectos y la superficie total, salvo que se pruebe otro porcentaje.

4. Comidas y manutención: requisitos y topes

La comida del propio autónomo puede ser gasto deducible si está directamente relacionada con la actividad, se realiza en un establecimiento de restauración u hostelería y se paga por un medio electrónico. La factura debe conservarse y el gasto no puede superar los límites diarios previstos.

• En España: 26,67 € al día sin pernocta y 53,34 € con pernocta en municipio distinto.
• En el extranjero: 48,08 € sin pernocta y 91,35 € con pernocta.

Estos importes son máximos, no una dieta automática. La Agencia Tributaria puede pedir que acredites la realidad del desplazamiento o la relación de la comida con el trabajo. Un almuerzo cotidiano cerca de casa, sin cliente, reunión ni desplazamiento justificable, no se vuelve deducible solo por pagarlo con tarjeta.

5. Vehículo y combustible: el error del “50 %”

En IRPF, los turismos, motocicletas y vehículos similares solo se consideran afectos cuando se utilizan exclusivamente para la actividad. La excepción de uso privado accesorio aplicable a otros bienes no sirve, con carácter general, para un turismo. Existen excepciones para vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías, transporte de viajeros, autoescuelas, agentes comerciales y alquiler habitual, entre otros supuestos reglamentarios.

Por eso, deducir automáticamente el 50 % del combustible, seguro o reparaciones de un coche utilizado también para fines personales es una práctica arriesgada en IRPF. Las reglas del IVA —o del IGIC en Canarias— son distintas y no deben trasladarse sin más al impuesto sobre la renta. Guarda agenda de visitas, partes de trabajo, kilómetros, rutas y cualquier prueba de afectación.

6. Teléfono, Internet, software y formación

Una línea telefónica exclusiva del negocio, el alojamiento web, el programa de facturación, las licencias profesionales, el almacenamiento en la nube o la publicidad son deducibles cuando se destinan a la actividad. Si el mismo contrato incluye usos personales, hay que separar la parte profesional y poder defender el criterio aplicado.

La formación también puede deducirse cuando mantiene o mejora competencias relacionadas con el trabajo actual. Un curso conectado con los servicios que facturas es más fácil de justificar que una formación destinada a iniciar una actividad totalmente diferente. Conserva programa, matrícula, factura y prueba de asistencia.

7. Seguros, Seguridad Social y servicios profesionales

Son gastos habituales la cuota del RETA, las nóminas y seguros sociales del personal, los honorarios de gestoría o abogacía y los seguros que cubren bienes, responsabilidad o riesgos de la actividad.

La Ley del IRPF permite además deducir las primas de seguro de enfermedad del titular, su cónyuge y sus hijos menores de 25 años que convivan con él, con un máximo anual de 500 € por persona o 1.500 € por persona con discapacidad. El exceso no se deduce por esta regla especial.

8. Equipos e inversiones: gasto o amortización

Ordenadores, mobiliario, maquinaria y otros bienes que van a utilizarse durante más de un ejercicio suelen incorporarse como inmovilizado. En lugar de deducir todo el precio el día de la compra, su coste se distribuye mediante amortización según las reglas y coeficientes aplicables.

Registra el bien en el libro de bienes de inversión con fecha, proveedor, valor, porcentaje de afectación y amortización practicada. Los consumibles y reparaciones corrientes se tratan de forma diferente a una mejora que amplía la capacidad o vida útil del activo.

9. Gastos que no debes deducir

• Multas, sanciones y recargos administrativos.
• Donativos y liberalidades, salvo los supuestos expresamente admitidos por la norma.
• Compras privadas o sin correlación demostrable con la actividad.
• Gastos sin justificante suficiente o no registrados.
• El propio IRPF y las cuotas de impuestos indirectos que sean recuperables.
• Vehículo de uso mixto contabilizado como si fuera exclusivamente profesional.

Que un pago aparezca en el banco no acredita por sí solo su naturaleza. Tampoco conviene “redondear” porcentajes sin una base objetiva: documenta el criterio al registrar el gasto, no cuando llegue un requerimiento.

10. Canarias: diferencia entre gasto, IRPF e IGIC

En Canarias, el impuesto indirecto general es el IGIC, gestionado por la Agencia Tributaria Canaria. La deducción del gasto en IRPF y la deducción de la cuota de IGIC soportada son dos análisis distintos: una factura puede generar un gasto neto en IRPF y, si se cumplen los requisitos, un IGIC deducible en la autoliquidación correspondiente.

Para el IGIC hacen falta afectación empresarial, cumplimiento de las limitaciones legales, factura válida y registro. Si estás en un régimen sin derecho pleno a deducir o realizas operaciones exentas, el tratamiento cambia. No contabilices como gasto la cuota que después vas a recuperar.

11. Checklist para cerrar cada trimestre

1. Descarga facturas completas y reclama las que solo figuren como recibo.
2. Separa gastos personales y profesionales antes de importarlos a los libros.
3. Revisa que fecha, proveedor, concepto, base e IGIC o IVA coincidan.
4. Documenta la relación con la actividad en comidas, viajes, vehículo y formación.
5. Actualiza el libro de bienes de inversión y calcula la amortización.
6. Concilia banco, facturas y libros; no deduzcas dos veces el mismo justificante.
7. Comprueba por separado la deducción en IRPF y la del impuesto indirecto.